Automatyczna data w dokumentacji ISO – czy warto?
ISO 9001 wymaga, aby wykazać kiedy dokument był stworzony i aktualizowany.
Wydaje się, że pomocne w tym może być używanie funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Funkcja jest dostępna w najpopularniejszych edytorach tekstu takich jak MS Word, czy Open Office Writer.
Czy jednak należy używać tej funkcji?
Uważam, że nie.
Jakie niesie to za sobą zagrożenia?
Przykład: Napisałeś procedurę Nadzoru nad wyrobem niezgodnym. W dokumencie umieściłeś datę edycji za pomocą funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Procedura będzie potrzebna 5 kopiach. Zabierasz się za drukowania, jednak okazuje się, że toner w drukarce się skończył. Nowy dostarczą jutro. Rozdajesz więc wydrukowane egzemplarze odnotowując ten fakt. Dzień później otrzymujesz nowy toner i kończysz wydruk. Co się jednak okazuje? Ten sam dokument, bez wprowadzania żądnych zmian, ma INNĄ DATĘ! I zrobiło się zamieszanie…
Zanim więc zdecydujesz się włączyć automatyczne datowanie w elektronicznej wersji dokumentacji, przemyśl to dokładnie.
3 komentarze
Leave a Reply
Sonda
Loading ...
żaden problem! utworzony dokument należy przekształcić w format np. PDF i po kłopocie, zawsze będzie na nim data utowrzenia.
To oczywiście jedna z możliwości. Czynnik ludzi jest jednak zawsze najsłabszym ogniwem systemu i coś czuję, że pdf pdfem, a kopie z różnymi datami i tak się pojawią, choćby przez nieuwagę, przyzwyczajenia pracowników itp.
Oczywiście, dobrze przemyślany nadzór nad dokumentacją może w części temu zapobiec. Czasem jednak najlepsza metodą zapobiegania błędom jest likwidacja możliwości ich popełnienia 😉
Nie stosowałabym tak radykalnych działań. Dlatego, że stworzenie i aktualizacja to jedno – ale trzeba jeszcze mieć to zatwierdzone przez Szefa firmy… A żeby wprowadzić w życie nową regulację, czy nowy sposób działania to nie wystarczy rozesłać wszystkim mejlem nową procedurę – trzeba ją rozesłać, czy rozdać z podpisem Szefa.
Dlatego lepiej – jeśli się nie ma pełnej automatyzacji przy procesie tworzenia, aktualizacji i autoryzacji zmian – prowadzić ręczny nadzór nad aktualnością treści dokumentów.
Pozdrawiam,
Edit: Nie umieszczamy adresów internetowych w treści komentarzy