Automatyczna data w dokumentacji ISO – czy warto?
ISO 9001 wymaga, aby wykazać kiedy dokument był stworzony i aktualizowany.
Wydaje się, że pomocne w tym może być używanie funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Funkcja jest dostępna w najpopularniejszych edytorach tekstu takich jak MS Word, czy Open Office Writer.
Czy jednak należy używać tej funkcji?
Dokumentacja ISO 9001. Pobierz!
Uważam, że nie.
Jakie niesie to za sobą zagrożenia?
Przykład:
Napisałeś procedurę Nadzoru nad wyrobem niezgodnym. W dokumencie umieściłeś datę edycji za pomocą funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Procedura będzie potrzebna 5 kopiach. Zabierasz się za drukowania, jednak okazuje się, że toner w drukarce się skończył. Nowy dostarczą jutro. Rozdajesz więc wydrukowane egzemplarze odnotowując ten fakt. Dzień później otrzymujesz nowy toner i kończysz wydruk. Co się jednak okazuje? Ten sam dokument, bez wprowadzania żądnych zmian, ma INNĄ DATĘ! I zrobiło się zamieszanie…
Napisałeś procedurę Nadzoru nad wyrobem niezgodnym. W dokumencie umieściłeś datę edycji za pomocą funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Procedura będzie potrzebna 5 kopiach. Zabierasz się za drukowania, jednak okazuje się, że toner w drukarce się skończył. Nowy dostarczą jutro. Rozdajesz więc wydrukowane egzemplarze odnotowując ten fakt. Dzień później otrzymujesz nowy toner i kończysz wydruk. Co się jednak okazuje? Ten sam dokument, bez wprowadzania żądnych zmian, ma INNĄ DATĘ! I zrobiło się zamieszanie…
Zanim więc zdecydujesz się włączyć automatyczne datowanie w elektronicznej wersji dokumentacji, przemyśl to dokładnie.
2 komentarzy
Odpowiedz
Sonda
Loading ...
RSS
Facebook
Google+
GoldenLine
żaden problem! utworzony dokument należy przekształcić w format np. PDF i po kłopocie, zawsze będzie na nim data utowrzenia.
To oczywiście jedna z możliwości. Czynnik ludzi jest jednak zawsze najsłabszym ogniwem systemu i coś czuję, że pdf pdfem, a kopie z różnymi datami i tak się pojawią, choćby przez nieuwagę, przyzwyczajenia pracowników itp.
Oczywiście, dobrze przemyślany nadzór nad dokumentacją może w części temu zapobiec. Czasem jednak najlepsza metodą zapobiegania błędom jest likwidacja możliwości ich popełnienia