paź 01

Automatyczna data w dokumentacji ISO – czy warto?

Porady praktyczne Dodaj komentarz

ISO 9001 wymaga, aby wykazać kiedy dokument był stworzony i aktualizowany.
Wydaje się, że pomocne w tym może być używanie funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Funkcja jest dostępna w najpopularniejszych edytorach tekstu takich jak MS Word, czy Open Office Writer.

Czy jednak należy używać tej funkcji?
Uważam, że nie.
Jakie niesie to za sobą zagrożenia?

Przykład:

Napisałeś procedurę Nadzoru nad wyrobem niezgodnym. W dokumencie umieściłeś datę edycji za pomocą funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Procedura będzie potrzebna 5 kopiach. Zabierasz się za drukowania, jednak okazuje się, że toner w drukarce się skończył. Nowy dostarczą jutro. Rozdajesz więc wydrukowane egzemplarze odnotowując ten fakt. Dzień później otrzymujesz nowy toner i kończysz wydruk. Co się jednak okazuje?
Ten sam dokument, bez wprowadzania żądnych zmian, ma INNĄ DATĘ! I zrobiło się zamieszanie…

Zanim więc zdecydujesz się włączyć automatyczne datowanie w elektronicznej wersji dokumentacji, przemyśl to dokładnie.

Autor Rafał Tochman \\ tagi: , ,

Podobne wpisy

Podziel się

dodajdo


2 Komentarzy do “Automatyczna data w dokumentacji ISO – czy warto?”

  1. Benedykt napisał(a):
    Dnia 20.03.2010 o godz.10:16

    żaden problem! utworzony dokument należy przekształcić w format np. PDF i po kłopocie, zawsze będzie na nim data utowrzenia.

  2. Rafał Tochman napisał(a):
    Dnia 20.03.2010 o godz.18:01

    To oczywiście jedna z możliwości. Czynnik ludzi jest jednak zawsze najsłabszym ogniwem systemu i coś czuję, że pdf pdfem, a kopie z różnymi datami i tak się pojawią, choćby przez nieuwagę, przyzwyczajenia pracowników itp.
    Oczywiście, dobrze przemyślany nadzór nad dokumentacją może w części temu zapobiec. Czasem jednak najlepsza metodą zapobiegania błędom jest likwidacja możliwości ich popełnienia ;)

Odpowiedz