Kwalifikacja dostawców w ISO 9001

Norma ISO 9001:2008 (tak jak ISO 9001:2000) stawia pewne wymagania dotyczące procesu zakupów. Nie musimy tworzyć udokumentowanej procedur, ale nie znaczy to, że żadne dokumenty nie są wymagane. Musimy prowadzić proces kwalifikacji dostawców i  zapisy z tego procesu.

Kwalifikacja dostawców

Norma ISO 9001:2008 wymaga, byśmy oceniali dostawców i na podstawie tej oceny dokonali wyboru. Mamy obowiązek utrzymywać zapisy z tego typu działań.
Dobrze, ale jak dokonać oceny dostawców?
Zależy to od wielu czynników, np. od branży w jakiej działa organizacja, od tego co dostarcza nasz dostawca (czy są to papierowe ręczniki do łazienki w firmie, czy skomplikowany podzespół w naszym produkcie) i jaki ma to wpływ na jakość.

Kryteria oceny dostawców

Uwzględniając wyżej wymienione czynniki, musimy ustalić kryteria oceny dostawców. Przykładowymi kryteriami mogą być:

  • terminowość dostaw,
  • posiadanie przez dostawcę certyfikowanego SZJ,
  • rekomendacja naszych klientów,
  • audyty u dostawcy,
  • kontrola wyjściowa dostaw,
  • certyfikacja wyrobów,
  • inne dowody na jakość dostaw,
  • cena,
  • itd.

Dobór tych kryteriów powinien być taki, byśmy na ich podstawie mogli ocenić, czy dostawca jest w stanie dostarczyć nam produkt/usługę spełniającą nasze wymagania.

Zapisy z oceny dostawców

Wybrane wcześniej kryteria pomogą nam stworzyć formularz, który stanie się zapisem z oceny dostawców. W formularzu tym możemy wybrane kryteria umieścić. Dla każdego z kryteriów określić punktację. Może to wyglądać tak jak w poniższym przykładzie.

A Kryterium oceny B Skala punktacji C Waga D Liczba przyznanych punktów (CxD) Ocena
Terminowość 1-10 3 4 12
Wyniki audytu 1-10 5 7 35
Badania laboratoryjne 1-10 5 8 40
Ogólna ocena: 87

Uwaga – Należy pamiętać, że oceny dostawców nie wykonuje się jednorazowo. Proces ten należy przeprowadzać cyklicznie, gdyż mogą zmieniać się zarówno nasze kryteria oceny, jak i stopień ich spełnienia przez dostawców.

31 komentarzy

  1. Mastercheat

    Czy trzeba oceniać wszystkich dostawców? np. sklep w którym kupuje się artykuły biurowe też? lub drukarnię w której zamawia sie ulotki reklamowe?
    Pytam o firmę typowo usługowa która nic nie produkuje. Nie ma dostarczanych komponentów z których cos powstaje.
    Jedyne co przychodzi mi sensownego do głowy to ocena dostawcy np .narzędzi którymi firma się posługuje do wykonania zlecenia.

  2. Rafał Tochman

    Nie trzeba oceniać wszystkich. Na pytanie „których?”, musisz sobie odpowiedzieć samemu.
    W punkcie 7.4.1 norma ISO 9001:2008 mówi, że rodzaj i zakres nadzoru zależy „od wpływu zakupywanego wyrobu na późniejszą realizację wyrobu lub wyrób finalny”.
    W praktyce oznacza to, że dla firmy X zakup danego produktu może być bez znaczenia, a dla firmy Y ten sam produkt może być elementem składowym istotnego procesu.
    Żeby nie być gołosłownym…
    Mamy zakład szewski pana Józka i placówkę banku. Oba te zakłady zamówiły papier do drukarki. Dostawca niestety zawiódł i nie dostarczył papieru na czas.
    Pan Józek nie przejął się zbytnio, bo zawijał w papier naprawione buty, które oddawał klientom. Teraz zawija buty w gazety, których cały stos zebrał się w kącie zakładu.
    Tymczasem placówka banku bez papieru… apokalipsa.

  3. Mastercheat

    dzięki za odpowiedź i wyjasnienia

  4. karina

    witam serdecznie, mam wykonać, opracować procedure oceny poddostawców w firmie budowlanej, moim głównym wyrobem są usługi remontowe,
    opieram się więc na punkcie 7.4.1 normy, i czy formularz oceny ma być ogólny czyli dla kazdego poddostawcy/?
    z mojego punktu widzenia mam stworzyć tylko formularz oceny, czyli formularz na którym opierac sie bedzie firma przy wyborze swojego poddostawcy
    ale czy dobrze myślę?

    proszę o podpowiedz, gdyz chciałabym dobrze napisać tą prace

    Kasia

  5. Rafał Tochman

    Dobrze myślisz. Jeśli oceniasz dostawców podobnych produktów/usług. to powinnaś to robić według takich samych kryteriów, aby porównanie miało sens. Tworzysz więc jeden wzór dokumentu.
    To jak dalej będzie to wyglądało, np.
    – każdy dostawca ma swój „papierek”;
    – dokonujesz oceny na formularzu mieszczonym na jednym „papierku”;
    – formularz egzystuje w formie elektronicznej;
    …to już Twój wybór.

  6. karina

    Dziękuję serdecznie!
    Pozdrawiam

    Kasia

  7. Aneta

    Dzień dobry,
    mam napisać pracę na temat „Pozyskiwanie dostawców a jakość produktu”.
    Bardzo trudno dotrzeć mi do materiałów książkowych.Zna Pan może jakieś pozycje na ten temat?Będę bardzo wdzięczna.
    aj

  8. DBEA

    uważam również, że przy wyborze dostawców/ poddostawców dobrze jest stworzyć kryteria które to dostawca/ poddostawca musi spełnić. przypomina to trochę formę do przetargu, kto lepiej wypadnie tego firma wybiera. czytałam, że potencjalny dostawca/ poddostawca który nie został wybrany przez naszą firmę, może chcieć na drodze prawnej upewnić się, dlaczego jego kandydatura została rozpatrzona negatywnie. tak więc nie dla samego ISO warto przeprowadzać ocenę przyszłych jak i obecnych dostawców.

  9. Rafał Tochman

    Stworzenie takich kryteriów, to dobra sprawa. Te kryteria powinny mieć swój początek w wymaganiach Klienta. O ile jednak wszystko łatwe jest w teorii, to w praktyce, możesz nie znaleźć dostawcy, który te kryteria spełnia. I co wtedy?

    W kwestii prawnej. No nie wiem czy jest tak do końca. Jeśli mówimy o przetargach publicznych to masz zapewne racje.
    Mam natomiast wątpliwości, co do tego jak wygląda to w prywatnych firmach.
    Bo niby co kogo obchodzi czy wybieram droższego i słabszego jakościowo dostawcę?
    To moje pieniądze, mój biznes.

  10. Janusz Korzeń

    Witam. Czy istnieje coś takiego jak wartość progowa ocen, po której przekroczeniu możemy danego dostawcę/odbiorcę zakwalifikować do tych, z którymi chcemy współpracować?

    • Rafał

      To jest kwestia indywidualna. Jeśli w ramach oceny/kwalifikacji dostawców obierzemy sobie za parametr cenę, to czemu nie?

  11. Kamil

    Witam.
    Chciałbym wprowadzić w ocenie dostawców punkt „support”. Zakupowcy ocienialiby w nim chęć rozmów, szybkość reakcji, komunikatywność dostawcy itp. Jest to bardzo subiektywna ocena. Czy muszę budować jakieś dokładne kryteria, według których przyznawano by ocenę? Czy może to być subiektywna ocena w skali np. 1- 10?

    • Rafał Tochman

      Rzeczywiście w niektórych przypadkach ocena może być nieco subiektywna. Nie przejmowałbym się tym jednak zbytnio.
      Szybkość reakcji – to możecie Państwo ocenić bardzo obiektywnie ustalając przedziały czasowe w których kontrahent powinien się zmieścić i odpowiednio je punktując.
      Komunikatywność – tu gorzej z obiektywizmem, bo to zawsze zależy od osób po obu stronach „barykady”. Ale jeśli np. komunikatywność jednego dostawcy oceniać będzie u Państwa kilka osób, to taka ocena osiągnie wyższy poziom obiektywizmu.
      Aby bardziej „zobiektywizować” ocenę np. komunikatywności warto opracować kryteria szczegółowe. Niby każdy we co to jest komunikatywność, ale każdy może ją rozumieć nieco inaczej. Można więc komunikatywność rozbić np. na takie parametry: koncentracja na rozmówcy, zasób słownictwa, jasność, rzeczowość i logika wypowiedzi, trafność zadawanych pytań, spójność odpowiedzi na pytania (wygooglane ;)).
      Czy trzeba to robić? Nie trzeba. Wszystko zależy od tego jak poszczególne składowe supportu (i support jako całość) są dla nas ważne.

      Może przecież zaistnieć sytuacja w której pracownicy dostawcy są gburami, ciężko się z nimi dogadać, ale komponenty które od niego kupujemy są doskonałe jakościowo, dostarczane bardzo szybko i ze współpracy jesteśmy zadowoleni.
      Szczegółowość oceny zależy tak naprawdę od potrzeb naszej organizacji.

      P.S.
      Cieszę się, że to z Państwa firmy trafiło do mnie to pytanie. To budujące, że lider polskiego rynku elektronicznego, produkujący w Polsce przygląda się sobie pod kontem zarządzania jakością. Ja własnie rozglądam się za dyskiem SSD. GoodRam wezmę pod uwagę. Rabat biorę w ciemno 😉

  12. Kamil

    Dziękuję za szybką odpowiedź.
    Czyli nie muszę budować dokładnych tabeli np. czasów odpowiedzi na zapytanie i dokładnie zgodnie z nią przydzielać punktów? Może to być średnia ocena z subiektywnych ocen pracowników mających kontakt z Dostawcą? W punkcie Support mam zmiar umieścić zakres oceny, czyli oceniane aspekty, ale ich interpretację chcę zostawić pracownikom.

    • Rafał Tochman

      Zakładając, że mówimy o ISO 9001 (widzę, że taki system macie) – obowiązku nie ma.
      ISO 9001 pozostawia dużą dowolność w wielu kwestiach, ale wymaga by zastosowane rozwiązania zapewniły, że efekt końcowy (satysfakcja klienta) zostanie osiągnięty.
      Jeśli odpowiadasz za tę kwestię, to pozostaje Ci ocenić czy trzeba się nad tym tematem rozdrabniać. Przy okazji warto przygotować się na pytanie audytora w tym zakresie, np.
      Auditor (A): W jaki sposób oceniacie Państwo dostawców?
      Kamil (K): Oceniamy następujące aspekty: ……… oraz „wsparcie”. (użyję „wsparcia” zamiast „supportu” – bardziej mi to pasuje :))
      A: Według jakich kryteriów i w jaki sposób oceniacie Państwo wsparcie ze strony dostawców?
      K: Oceniamy takie a takie aspekty, opierając się o oceny pracowników kontaktujących się z dostawcami.
      A: Dlaczego opieracie się Państwo na subiektywnych ocenach pracowników i nie stosujecie bardziej szczegółowych kryteriów oceny wsparcia.
      K: Nasi handlowcy mają bogate doświadczenie w kontaktach z dostawcami, ich opinie możemy uznać za obiektywne i dające właściwy obraz „wsparcia” udzielanego przez dostawców. Ponadto wsparcie jest jedynie jednym z wielu ocenianych elementów w wypadku dostawców i stanowi jedynie składową oceny. Taki sposób oceny wsparcia jest wystarczający dla właściwej oceny dostawców.

      Powyższe proszę potraktować jako przykład. W firmie musicie sobie odpowiedzieć sami na pytanie – „jak szczegółowych danych potrzebujemy, żeby rzetelnie ocenić dostawcę?”. Jeśli sami będziecie przekonani do swojego wyboru i Wasze rozwiązanie będzie się sprawdzało, to super. Macie wtedy skuteczne rozwiązanie, a o to w ISO 9001 właśnie chodzi. Takie rozwiązania bronią się też same przed audytorem :).

  13. Kamil

    Witam ponownie,
    Dziękuję za odpowiedź. Mam pytanie „z innej beczki”. Potencjalny klient w podręczniku dostawcy zaznacza AQL 0,65 na dostawy zgodnie z ISO 2859-1:1999. Jak to się odnosi np. do PPM? Ile wadliwych na ile przewiduje ten poziom akceptowalnej jakości. Nie podano mi planu kontroli, wymagań, ani ilości i opisu klas niezgodności tylko AQL.

    • Rafał Tochman

      Przepraszam, że tak długo.
      Niestety w tym temacie nie pomogę. W kwestii AQL nie czuję się kompetentny.

  14. silvia

    Witam. Mam pytanie odnośnie Listy Kwalifikowanych Dostawców, jakich formalności należy dokonać, żeby firma znalazła się na takiej liście? Jakie dokumenty należałoby przedstawić i jakie wypełnić wnioski jeśli chodzi o firmę zagraniczną z UE np. z Czech. Bardzo dziękuję za odpowiedź.

  15. Katka

    Witam,
    pracuję w dziale administracyjnym. Od lat zapewene jak większość współpracujemy z pocztą polska jeśli chodzi o dostawę i odbiór korespondencji. Zasugerowano mi abym pocztę polską uwzględniła w liście kwalifikowanych dostawców i sama nie wiem czy powinnam. A to z tego względu, że większość przedsiębiorstw pracuje z pocztą polską od lat a nie np z inpostem i tak się poprostu przyjęło też u mnie w firmie. Co zrobić i jakie dać argumenty dlaczego właśnie z pocztą polską współpracujemy.

    Kasia

    • Rafał Tochman

      A jaka jest inna (racjonalna) przyczyna współpracy z Pocztą Polską, oprócz tego, że większość przedsiębiorstw z nimi współpracuje?

  16. kaska

    W sumie firma istnieje okolo 20 lat na rynku a 20 lat temu tylko funkcjonowala korespondencje wysylalo i otrzymywalo sie od poczty polskiej i tak jest do dnia dzisiejszego. Nikt tez sie nie pokwapil o to żeby korzystac z innego podmiotu bo nie ma takiej potrzeby. Jedynym wyjaśnieniem dlaczego tak jest to może to ze poczta jest zaufana instytucja.

    • Rafał Tochman

      OK. W takim razie korzystacie z PP w dużej mierze „z przyzwyczajenia” (nie dyskredytuje oczywiście innych argumentów).
      20 lat temu zaledwie garstka ludzi w Polsce miała dostęp do Internetu. Czy to znaczy, że teraz powinniśmy korespondować z kontrahentami za pomocą faxu, a nie maila? 😉
      Czy Poczta Polska jest dobrym wyborem dla Waszej firmy? Może i jest, ale w sumie to nie wiadomo, bo z nikim Poczty Polskiej nie porównaliście.
      Jeśli kwestie korespondencji są Waszej firmie strategiczne lub choćby istotne, to warto przyjrzeć się innym dostawcom.
      Jeśli generują istotne koszty – również.

  17. kaska

    Ma Pan racje ale czy w takim razie powinnam pp uwzglednic na liście kwalifikowanych dostawców?? Pytam bo dopiero wprowadzamy iso 9001 i nie wiem jak to ugryzc. Czy powinnam na razie zostawic poczte „w spokoju”. A co jak przyjdzie audytor zewnętrzny i zapyta dlaczego korzystamy z pp a nie z innej instytucji. ..

    • Rafał Tochman

      Nie jestem Ci w stanie odpowiedzieć jednoznacznie.
      Odpowiedź niejednoznaczną znajdziesz w 2 komentarzu do tego wpisu :).

      Z audytorem natomiast podziel się swoją opinią na temat wpływu/jego braku PP na działanie firmy.

      • kaska

        Dziękuję za pomoc 🙂 pozdrawiam

  18. Ja mam inne pytanie. Jak czesto powinno sie wykonywac kwalifikacje dostawcow. Przy duzej firmie jest sporo dostawcow wiec trwa ta kwalifikacja pare m-cy. Zdania sa sprzeczne bo czytalam o 3 latach jak i ze co roku. Jak czesto sie powinno wykonywac ta kwalifikacje wg przepisow i gdzie jest to zapisane??

  19. Kamila

    Też chciałam zadać takie pytanie. Jak często należy oceniać dostawców? Czy jest gdzieś wprost zapisane jaki czasookres przyjąć?

    • Rafał Tochman

      Pytasz w kontekście ISO 9001?

      • Magda

        Witam, również ponawiam pytanie powyżej. Pytam w kontekście ISO 9001 lub ISO TS. Będę wdzięczna za szybką odp

      • Rafał Tochman

        Dobry wieczór. Dziękuję za pytania.
        A co wyczytałaś na ten temat w normie (normach)?

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Poinformuj mnie o nowych komentarzach na e-mail. Możesz także SUBSKRYBOWAĆ ten wpis bez komentowania.

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
ISO 9001:2008 okresy przejściowe

W dniu 14 listopada 2008 opublikowano nową normę ISO 9001:2008. Norma ta nie zmienia wymagań zawartych w poprzedniej edycji. Doprecyzowuje...

Zamknij