14 mitów na temat ISO 9001

Często pierwszy kontakt z ISO 9001 wywołuje strach i przerażenie.
„Wszystko będziemy musieli robić >idealnie<”, „zaleją nas papiery – ISO to biurokracja”, „Nie stać nas na to”…
W ciągu kilkunastu lat istnienie norm z rodziny ISO 9000 powstało wiele mitów na ich temat. Wypaczają one prawdziwy obraz ISO 9001. Poniżej przedstawimy i rozwiejemy kilka z nich.


     

  1. W ISO 9001 wszystko musi działać idealnie (najlepiej od samego początku) .
    Podstawową zasadą ISO 9001 jest ciągłe doskonalenie. Pojęcie to obejmuje wszystkie aspekty funkcjonowania organizacji. Dążenie do „doskonałości” wymaga czasu i musimy zdawać sobie sprawę z tego, że tej doskonałości nigdy nie osiągniemy. Firma musi zmieniać i doskonalić się cały czas, ponieważ zmienia się środowisko w którym ona działa.
    Doskonały system to taki, który pozwala szybko i skutecznie reagować na zmieniające się otoczenie firmy oraz sytuacje, które mają miejsce wewnątrz organizacji.
    Doskonały system jest celem ostatecznym, ale w praktyce nieosiągalnym. Jego doskonałość wynika tak naprawdę ze skuteczności w doskonaleniu. 

    Pamiętasz ile razy w ciągu ostatnich lat media podawały informacje o „wpadkach” producentów samochodów? O zakrojonych globalnie akcjach wymiany podzespołów w tysiącach egzemplarzy danej marki?
    Pomyśl teraz, że producenci samochodów działają według o wiele bardziej restrykcyjnych wytycznych, niż ISO 9001.

    Rozpoczynaj z systemem, który działa i który osiąga pożądane rezultaty oraz staraj się rozwijać. Twoje potrzeby będą zmieniać się w czasie więc pamiętaj, że „doskonałość” to cel ruchomy.

  2. Na utrzymanie systemu ISO 9001 traci się mnóstwo czasu –
    Prawdą jest, że utrzymanie systemu ISO 9001 jest pracochłonne. Nie można jednak mówić, że czas ten tracimy.
    Jeśli system jest dobrze zaprojektowany, organizacja powinna go utrzymywać z pomocą wcześniej przewidzianych zasobów ludzkich.
    Czasem jednak okazuje się, że to nie starcza.
    Utrzymanie systemu zarządzania jest tak czasochłonne, że inna działalność Twojej firmy kuleje.
    Wtedy zaczynamy myśleć: „Może trzeba zatrudnić więcej osób zajmujących się utrzymanie ISO 9001”, albo „Trzeba zrezygnować z ISO 9001 – zabiera nam tylko czas i hamuje firmę”.
    W takiej sytuacji najczęściej wystarczy wprowadzić zmiany w samym systemie. Poświęcania zbyt dużej ilości czasu może oznaczać, że system jest mało elastyczny i zbiurokratyzowany.
  3. System ISO 9001 jest dla firm produkcyjnych
    Nieprawda. Norma ISO 9001 jest bardzo elastyczna i pozwala na zastosowanie jej w niemal każdej organizacji. Nawet organizacje, w których nie zachodzą pewne procesy opisywane w normie, mogą ją stosować. ISO 9001 pozwala na pewne wyłączenia.
    ISO 9001 równie dobrze stosuje się w usługach jak i w produkcji.
    Ma zastosowanie wielu branżach i firmach, od edukacji do medycyny i wielu innych. Uzupełnieniem do ISO 9001 są normy (lub specyfikacje branżowe) takiej jak AQAP, TS 16949, itp.
  4. W ISO 9001 wszystko musi być udokumentowane
    Jest to opinia, która pokutuje od czasów ISO 9001:1994. Tamta norma wymagała 20 procedur (a raczej udokumentowania 20 obszarów). W wersji z roku 2000 i 2008 mowa jest tylko o 6 obszarach. Udokumentowanie pozostałych to wybór firmy. Zależy od indywidualnych potrzeb i decyzji. Norma pozostawia w tej kwestii wybór organizacji.
  5. Wszystkie procedury muszą być szczegółowym opisem.
    Nieprawda! Szczegółowość procedur zależy od potrzeb Twojej firmy.ISO 9001 nie podaje  reguły jak pisać procedury. Twoje procedury nie muszą zawierać rozdziałów typu: definicje, odniesienia normatywne, odpowiedzialność, mapy procesów, itp. To co musi się tam znaleźć, ma być odpowiednie dla danej organizacji i potrzeb jej działalności. Nie pisz swoich procedur wyłącznie dla zaspokojenia audytora. Zastanów się jaka forma, jakie informacje są w procedurze potrzebne.
  6. Formularze i zapisy dla wszystkiego i na każdym kroku
    Oczywiście można tworzyć formularze i zapisy do wszystkiego. Zwiększa to jednak zbiurokratyzowanie systemu i jest całkowicie niepotrzebne. ISO 9001 określa 19 różnych typów zapisów, które powinny funkcjonować w systemie zarządzania.
    Musisz prowadzić zapisy niezbędne dla jego skutecznego działania systemu. Dlatego zanim stworzysz kolejny formularz i wprowadzisz kolejne zapisy, pomyśl czy rzeczywiście jest on konieczny w Twoim systemie zarządzania.
  7. Politykę jakości trzeba recytować
    Bzdura. Nikt nie wymaga, by pracownicy recytowali politykę jakości. Nie znaczy to, że mogą jej nie znać. Musisz zapewnić, by pracownicy wiedzieli że jest coś takiego jak „polityka jakości”, byli świadomi jej istnienia. To jednak nie wszystko. Pracownicy powinni rozumieć o co chodzi w tej polityce.
  8. Zdobycie certyfikatu ISO to pestka – można to zrobić nawet w tydzień
    Jasne. Wystarczy wykorzystać „uniwersalną dokumentację”, umieścić w niej swoje logo i mamy wdrożone ISO 9001…
    A poważnie. Już wdrażając system zarządzania jakością, zaczynamy prowadzić np. zapisy. Celem tych działań jest dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami normy oraz skuteczności funkcjonowania systemu zarządzania jakością.
    Dostarczenie tych dowodów, jest niezbędne do uzyskania certyfikatu. Bez posiadania takiej historii, nie sposób wykazać, że system spełnia wymagania normy ISO 9001.
  9. Certyfikacja – to zajmie lata
    Zdobycie certyfikatu ISO 9001 musi zając trochę czasu – pisałem o tym powyżej. Jeśli jednak organizacja jest autentycznie zaangażowana w proces wdrożenie, trwa on do kilku-kilkunastu  miesięcy zależnie od organizacji. Zaangażowanie i dobre zaplanowanie wdrożenia to podstawa
    Jeżeli po kilku miesiącach nadal stoisz w miejscu nie czynisz postępów, coś jest prawdopodobnie niewłaściwe.
  10. Nie stać nas na certyfikację wg ISO 9001 – to za drogi interes
    Wdrożenie ISO 9001 może być zrobione w rozsądnej cenie
    Naprawdę drogie wdrożenia oczywiście często się zdarzają. Zazwyczaj wynika to jednak z nieprawidłowego zaplanowania i kierowania projektem oraz samego przebiegu wdrożenia. Często także z niewiedzy samej organizacji, która przyjmuje bez dyskusji stawki narzucane przez konsultantów. 

    Wielokrotnie koszty wdrożenia i certyfikacji są małe w stosunku do zysków jakie przynosi uzyskanie certyfikatu. Gdy posiadasz certyfikat może zmniejszyć się liczba audytów prowadzonych przez Twoich klientów, możesz bez zbędnych procedur kontrolnych otrzymać nowe kontrakty, itp.

  11. Wdrożenie to rola konsultanta – niech zrobi wszystko za nas. Przecież mu płacimy
    Takim podejściem zrobisz krzywdę sobie i swojej firmie. Oczywiście możesz trafić na konsultanta , który powie „OK”. Zrobi on jednak swoje i odejdzie. Twój SZJ nie będzie działał prawidłowo i będzie to Twoja wina, a nie konsultanta.
    Rolą konsultanta jest służyć Ci pomocą we wdrażaniu, utrzymywaniu  i doskonaleniu Twojego systemu zarządzania. Ty jednak będziesz jego właścicielem!
    Pamiętaj, że to pracownicy firmy znają najlepiej specyfikę jej działania. Konsultant może służyć pomocą, swoja fachową wiedzą na temat ISO 9001 i doświadczeniem. Jak sama nazwa wskazuje ma on jednak „konsultować”, czyli udzielać Ci wskazówek.
  12. „Statystyka prawdę Ci powie” – prowadź badania statystyczne wszystkiego
    Wiele organizacji popada w przesadę w gromadzeniu danych. Wynika to z błędnego przekonania, że muszą to robić.
    Należy gromadzić i przetwarzać te dane, które są rzeczywiście istotne dla organizacji i skuteczności działania systemu zarządzania jakością.
    Zbierania danych tylko po to, by zadowolić audytora, to zwykła strata czasu.
    Jeśli znasz swoją firmę, to najlepiej określisz co jest dla niej ważne, jakie dane zbierać i w jaki sposób je przetwarzać.
    Statystyka nie jest odpowiedzią na wszystkie problemy, a każde działanie organizacji nie musi być przedstawiane w liczbach.
  13. Audyty to stresujące kontrole, podczas których szukają i wytykają Ci błędy
    Audyt jest działaniem, które ma na celu dowieść, że system zarządzania jakością funkcjonuje zgodnie z planem.
    Jeśli jesteś przekonany, że w Twojej firmie wszystko jest w porządku, to nie ma powodu do paniki.
    Jeśli nawet masz przekonanie, że są błędy, które wyjdą podczas audytu, to i tak nie ma powodu do obaw. Audyt możesz wykorzystać do oceny i poprawy działania systemu zarządzania jakością.
    Jeśli negatywne wyniki audytu wiążą się z perspektywą kary dla pracowników, to… najwyższy czas zmienić firmę.
    Audyt jest przede wszystkim jednym z narzędzi doskonalenia systemu zarządzania. Narzędzie to odpowiednio wykorzystane, będzie skarbem w Twojej firmie.
  14. Skuteczny SZJ trzeba oprzeć o system informatyczny i drogie oprogramowanie
    W tej tezie jest błąd na błędzie. Oczywiście istnieją zaawansowane i drogie systemu informatyczne i programy. Często są one doskonałymi narzędziami wspomagającymi system zarządzania.
    Jednak czy są niezbędne?
    Mniejsze organizacje mogą obejść się bez takiego rozwiązania. System zarządzania można doskonale okiełznać, przy pomocy arkusza kalkulacyjnego i edytora tekstu lub nawet kartki papieru.
    Ponadto istnieje także oprogramowanie open source, które pomaga np. w nadzorowaniu dokumentacji, czy mapowaniu procesów. W przypadku takiego oprogramowania koszty wdrożenia są znacznie niższe. Najczęściej ograniczają się do kosztów pracy informatyka (nad instalacją i konfiguracją oprogramowania), gdyż sam program jest darmowy.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
“Doktryna jakości” z 12.02.2011

Kilka dni temu światło dzienne ujrzało nowe wydanie "Doktryny jakości", autorstwa profesora Bliklego. "Doktryna jakości"  wydawana jest w formie ebooka...

Zamknij