Automatyczna data w dokumentacji ISO – czy warto?

ISO 9001 wymaga, aby wykazać kiedy dokument był stworzony i aktualizowany.
Wydaje się, że pomocne w tym może być używanie funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Funkcja jest dostępna w najpopularniejszych edytorach tekstu takich jak MS Word, czy Open Office Writer.

Czy jednak należy używać tej funkcji?

Dokumentacja ISO 9001. Pobierz!

Uważam, że nie.
Jakie niesie to za sobą zagrożenia?

 

Przykład: Napisałeś procedurę Nadzoru nad wyrobem niezgodnym. W dokumencie umieściłeś datę edycji za pomocą funkcji automatycznego wstawiania aktualnej daty. Procedura będzie potrzebna 5 kopiach. Zabierasz się za drukowania, jednak okazuje się, że toner w drukarce się skończył. Nowy dostarczą jutro. Rozdajesz więc wydrukowane egzemplarze odnotowując ten fakt. Dzień później otrzymujesz nowy toner i kończysz wydruk. Co się jednak okazuje? Ten sam dokument, bez wprowadzania żądnych zmian, ma INNĄ DATĘ! I zrobiło się zamieszanie…

Zanim więc zdecydujesz się włączyć automatyczne datowanie w elektronicznej wersji dokumentacji, przemyśl to dokładnie.

3 komentarze

  1. Benedykt

    żaden problem! utworzony dokument należy przekształcić w format np. PDF i po kłopocie, zawsze będzie na nim data utowrzenia.

    • Rafał Tochman

      To oczywiście jedna z możliwości. Czynnik ludzi jest jednak zawsze najsłabszym ogniwem systemu i coś czuję, że pdf pdfem, a kopie z różnymi datami i tak się pojawią, choćby przez nieuwagę, przyzwyczajenia pracowników itp.
      Oczywiście, dobrze przemyślany nadzór nad dokumentacją może w części temu zapobiec. Czasem jednak najlepsza metodą zapobiegania błędom jest likwidacja możliwości ich popełnienia 😉

  2. Nie stosowałabym tak radykalnych działań. Dlatego, że stworzenie i aktualizacja to jedno – ale trzeba jeszcze mieć to zatwierdzone przez Szefa firmy… A żeby wprowadzić w życie nową regulację, czy nowy sposób działania to nie wystarczy rozesłać wszystkim mejlem nową procedurę – trzeba ją rozesłać, czy rozdać z podpisem Szefa.
    Dlatego lepiej – jeśli się nie ma pełnej automatyzacji przy procesie tworzenia, aktualizacji i autoryzacji zmian – prowadzić ręczny nadzór nad aktualnością treści dokumentów.
    Pozdrawiam,

    Edit: Nie umieszczamy adresów internetowych w treści komentarzy

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
Uzyskanie certyfikatu ISO 9001 – ile to trwa?

Pytanie zadane w tytule często słyszy się od osób stawiających pierwsze kroki w dziedzinie zarządzania jakością. Moim zdaniem nie powinno...

Zamknij