Czy ISO 9001:2000 musi być zbiurokratyzowane?
– czyli co zrobić, by nie tworzyć stosu niepotrzebnych „papierów”?
Jak powstaje biurokracja w systemie ISO 9001?
Biurokracja, to jedno z pierwszych skojarzeń, jakie pojawia się w związku z normą ISO 9001:2000…
Wprowadzamy ISO 9001, by poprawić jakość w organizacji. Zarówno jakość produktu, jak i jakość naszej organizacji pracy…
Tymczasem co się dzieje? Do naszej firmy przychodzi konsultant, każe nam pisać procedury i instrukcje opisujące każdy krok. Przynosi wzory ksiąg jakości, które są grube jak encyklopedia. Szuka u nas działań takich jak projektowanie tylko po to, by opisać je w procedurach. My tymczasem nic nie projektujemy…
Efektem tego są tony nikomu niepotrzebnych papierów. Procedury opisujące nieistniejące procesy. Sterta dokumentacji, której nikt nigdy nie przeczyta. Pliki niepotrzebnych formularzy. Jednym słowem jest to wcześniej wspomniana BIUROKRACJA.
Jak temu zaradzić? To proste. Wystarczy przeczytać normę i dokładnie “wyłapać” jej wymagania.
Księga jakości – do odchudzenia
Norma wymaga, by w księdze jakości zawrzeć:
“a) zakres systemu zarządzania jakością łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem,
b) udokumentowane procedury ustanowione dla systemu zarządzania jakością
lub powołanie się na nie, i
c) opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością.”
Należy spełnić zatem te trzy wymagania, nic więcej! Żadnych historii firmy, żadnych schematów organizacyjnych, żadnych polityk jakości… Tylko te trzy wymagania.
Nie znaczy to oczywiście, że nie można czegoś dodać. Często warto. Chcę Tobie pokazać jedynie, iż księgę jakości można zawrzeć na 3 stronach A4. Będzie ona spełniała wymagania normy.
Procedury
Zajmijmy się teraz procedurami. Wielu wdrażających ISO 9001 dąży do tego, by opisać nimi wszystko, co dzieje się w firmie. No i tworzy się system biurokratyczny. A co na to norma?
Norma wymaga udokumentowanych procedur w 6 obszarach:
a) nadzór nad dokumentacją,
b) nadzór nad zapisami,
c) nadzór nad wyrobem niezgodnym,
d) działania korygujące,
e) działania zapobiegawcze,
f) audit wewnętrzny.
Prawda, że to niewiele?
Nie oznacza to oczywiście, że nie musimy innych procesów dokumentować. Należy jedynie rozważyć, czy i które procesy (poza powyższymi) wymagają udokumentowania w danym przedsiębiorstwie.
Wyłączenia
Czy wiesz, że pewnych wymagań normy nie musisz spełnić?
Zależy to od charakteru Twojej firmy. To bezsens, by tworzyć procedurę projektowania i rozwoju, jeśli niczego nie projektujesz. Jaki sens ma nadzorowanie wyposażenia do pomiarów, jeśli go nie posiadasz? Dlatego właśnie powstała możliwość dokonania wyłączeń.
Można ich dokonać w następujących obszarach:
Planowanie realizacji wyrobu (7.1)
Komunikacja z klientem (7.2.3)
Projektowanie i rozwój (7.3)
Zakupy (7.4)
Nadzorowanie produkcji i dostarczanie usługi (7.5.1)
Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi (7.5.2)
Identyfikacja i identyfikowalność (7.5.3)
Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów (7.6)
Pamiętaj, że wyłączeń możesz dokonać tylko w tych obszarach. Muszą być one wyszczególnione i uzasadnione w księdze jakości.
Jak widzisz, system oparty na ISO 9001:2000 nie musi być tak zbiurokratyzowany, jakby się to mogło wydawać. Jeśli tworzysz system w firmie, to wszystko zależy
od Ciebie!
8 komentarzy
Leave a Reply
Sonda
Loading ...
Mam wątpliwość co do tego, czy aby na pewno można wyłączyć punkt 7.1? Co prawda norma mówi o wyłączeniach w ramach punktu 7-go normy, ale w innych miejscach przywołuje 7.1 jako punkt odniesienia, np. w punkcie 5.4.1 czy 8.2.2… Jak więc wyłączenie 7.1 ma się do podejścia procesowego i powiązania między procesami w QMS ?
ISO 9001 przywołuje także inne normy. Nie znaczy to, że musimy spełniać ich wymagania. Tę sytuację można potraktować analogicznie
mam wielkie wątpliwości czy p.7.3. można wyłączyć. Co prawda taka praktyka w polskim ISO jest powszechna, ale w naszym kraju wiele praktyk jest dziwnych. Dlaczego tak twierdzę. P. 7.3. nie dotyczy czynności potocznie nazywanych projektowaniem. Czyli jak jesteśmy w pracowni architektonicznej, to oni projektują. A w firmie budowlanej, to nie bo oni budują. P. 7.3. dotyczy projektowania rozwoju organizacji, a która organizacja się nie rozwija? Chyba ta, która za pół roku ulegnie likwidacji. Tylko tak firma nie będzie zadawała sobie trudu wdrożenia SZJ. Chociażby samo wdrożenie sytemu zj., to nie jest projektowanie rozwoju? Podobnie jest z innymi punktami wymienionymi powyżej. Kolega pisząc o potrzebie wyszczególnienia wyłączeń w księdze jakości zapomniał o tym, że muszą one być uzasadnione. Proponuję uzasadnienie, że firma nie ma zamiaru się rozwijać. 🙂
No z uzasadnieniem to niedopatrzenie – poprawię zaraz w tekście.
Natomiast nie zgodzę się w kwestii projektowania.Tutaj fragment “Organizacja powinna planować i nadzorować projektowanie i rozwój wyrobu.” jest dość oczywisty.
Mam wątpliwości co do procedury “nadzór nad wyrobem niezgodnym”, która teoretycznie wymagana jest w każdym SZJ. Co jeśli firma produkuje software/rozwiązania IT, których walidacja jest przeprowadzana dopiero przez klienta? W tej sytuacji termin “wyrób niezgodny” jest dość trudny do zdefiniowania szczególnie gdy produktem są np komponenty software czy IT …
Pozwolę sobie wypunktować:
1) Procedura nadzoru nad wyrobem niezgodnym jest wymagana PRAKTYCZNIE w każdym SZJ zgodnym z ISO 9001.
2) Czy nie ma możliwości prowadzenia walidacji u producenta?
3) Bez względu na powyższy podpunkt, nie widzę problemu w spełnianiu wymagania “nadzoru nad wyrobem niezgodnym”
4) Termin “wyrób niezgodny” niezależnie od tego czy wyrobem jest gwóźdź czy software to zawsze wyrób “niespełniający wymagań”.
Ja na razie nie widzę podstaw do wątpliwości, ale może trzeba by się zagłębić w konkretny przypadek… Jestem otwarty, tym bardziej ze temat oprogramowania jest mi bliski 🙂
co prawda norma dopuszcza wyłączeń z rozdziału 7 pod warunkiem, że te wyłączenia nie wpływają na zdolność organizacji do dostarczania wyrobu, który spełnia wymagania klienta i mających zastosowanie wymagań prawnych jednak sam punkt 7.1 planowanie realizacji wyrobu zobowiązuje organizację do tworzenia dokumentów, co prawda nie pisania procedur:) ale dokumenty trzeba tworzyć:
należy ustalić cele dotyczące jakości i wymagania dotyczące wyrobu
ustanowić procesy by realizować wyrób – wiadomo, że wyrób to również usługa. lepiej jest mieć opisany proces, niż coś przeoczyć w trakcie jego późniejszej realizacji,
ustalić dokumenty, dzięki którym będziemy monitorować proces
zapisy potrzebne do dostarczenia dowodów, że procesy realizacji i wyrób będący jego wynikiem spełnia wymagania itp itd
jednakże chcę przypomnieć, że nie trzeba wdrażać iso by wiedzieć, że takie działania trzeba prowadzić i sporządzać odpowiednią dokumentację by mieć wszystkie działania pod kontrolą i w razie konieczności podejmować działania zaradcze
W ogóle nie trzeba wdrażać ISO, żeby dobrze zarządzać firmą :).
Czasem wdrożenie pomaga w lepszym zarządzaniu.
Czasem nawet ISO nie pomoże 😉