Dokumentacja ISO w kilku oddziałach i jej wersje
Z cyklu pytania czytelników:
Mam pytanie odnośnie wersji dokumentów ISO. Nasza firma posiada certyfikat 9001:2008 w Polsce. W tym roku został wdrożony system zarządzania jakością w oddziale w Chinach (czekamy na certyfikację), jako że niektóre dokumenty są takie same dla całej grupy rodzi się pytanie czy nie będzie problemu jeśli wersje dokumentów w Chinach przyjmą wersje dokumentów polskich? Np. Jeśli mamy już 2 wersje dok. i wdrożyliśmy go w Chinach czy także to może być 2 wersja? Dodam, że mamy wspólny system informatyczny do zarządzania dokumentami dla całej grupy. Z góry dziękuję za odpowiedź.
Przede wszystkim – musicie przyjąć sposób wersjonowania najwygodniejszy dla Was. Nie oznacza, to oczywiście, żeby zrobić to byle jak ;).
Uważam, że przyjęcie wspólnej numeracji będzie najwygodniejsze, jeśli te dokumenty, które są wspólne mają wspólne pozostać. Trzeba jednak pamiętać, że między oddziałami danej firmy mogą powstać różnice w sposobie funkcjonowania, wynikające choćby z lokalnych uwarunkowań. Należy więc uwzględnić takie aspekty przy projektowaniu systemu.
Kolejną kwestią jest, co powiecie audytorowi (czy też co Chińczycy powiedzą), gdy zapyta dlaczego numeracja zaczyna się od na przykład wersji 3.0.
Koniecznym będzie więc opisanie sposobu numeracji w procedurze nadzoru nad dokumentami.
4 komentarze
Leave a Reply
Sonda
Loading ...
Może można np. podzielić dokumenty na takie, które będą zawierały treści ogóle, wspólne dla Chin i Polski – te mogą mieć “wspólne wersjonowanie”, a dokumenty specyficzne dla danego kraju potraktować jako odrębny dokument (jednak powiązany z wersją np. polskojęzyczną)? W takim przypadku wersjonowanie będzie zaczynało się od 1?
Ale niezależnie od sposobu wydaje mi się, że najważniejsze by było to dostosowane do specyfiki organizacji i dobrze opisane.
Dwa oddziały to dwie firmy, nie ma tak ze działają tak samo i powinny mieć dokumenty które te działania opisują tak jak przebiegają.
Uważam, że trzeb rozdzielić dokumentację między oddziałami, tak żeby w każdym oddziale była inna
Uważam, że najważniejsze działania wspólne dla obu oddziałów mogą i powinny być opisane we wspólnej dokumentacji.
Jednak należy mieć na względzie strukturę organizacyjną każdej z firm i tam gdzie ona się nie pokrywa dokumenty będą miały inna zawartość.
Do tego dochodzą rożne wymagania prawne w każdym z krajów. Jeśli będziemy wdrażali w firmie w innym kraju dokumentację, która nie znajdzie oparcia w realiach tego kraju i w strukturze tej firmy, dokumentacja ta będzie nieużyteczna.
Co do numeracji zawsze można powiedzieć, że w tym oddziale wdrażany system jest już po kilku zmianach, udoskonaleniach, a dla spójności całego systemu numeracja nie jest zmieniona.:) I w sumie jest to bardziej niż prawdopodobne, czyli prawdziwe, zważywszy na wspólny system informatyczny.
Pozdrawiam
Dzięki za komentarz Darku. Bardzo celne spostrzeżenia