Lista pytań audytowych – za i przeciw

Lista pytań audytowych to narzędzie, które ma tyle samo zwolenników co przeciwników. Czy lista audytowa pomaga w audycie systemu zarządzania? A może tylko ogranicza autytorów i przeszkadza w prowadzeniu audytu.

Przeanalizujmy sobie jej wady i zalet.

Wady listy pytań audytowych

  • stresuje audytowanych Lista pytań audytowych nie robi zbyt dobrego wrażenia na samych audytowanych. Kiedy przyjdziesz do nich z listą i będziesz “odhaczać” kolejne pytania, osoba audytowana może poczuć się jak na przesłuchaniu albo kontroli. Takie samopoczucie utrudni nawiązanie właściwej relacji z audytowanym. Musisz więc potraktować listę trochę jako ściągę i notatnik – nie eksponuj jej zbytnio ;).
  • utrudnia szerokie spojrzenie na audytowany obszar Jeśli zbytnio skupiasz się na samej liście, możesz pominąć rzeczywiste problemy. Nie należy skupiać się tylko na pytaniach z listy. Trzeba SŁUCHAĆ audytowanych i “podążać” za tym co mówią.
  • utrudnia komunikację Audyt jest formą rozmowy, a nie przesłuchania. Pamiętaj o tym używając listy. Gdyby audyt miał oprzeć się tylko o nią, mógłbyś równie dobrze zostawić ją po prostu audytowanemu do wypełnienia. Nie skupiaj się na wypełnianiu listy, tylko na rozmowie z audytowanym.
  • zawęża zakres audytu Opierając się tylko na liście, nie wyjdziesz poza obszar, który jest na niej opisany. Audytor musi reagować na sytuacje, iść za tropem.

Zalety listy pytań audytowych

  • pomaga planować proces audytu Dzięki liście pytań audytowych możesz zapanować nad czasem i konsekwentnie trzymać się planu audytu. Lista jest również pomocą dla Pełnomocnika. ma on wgląd we wszystkie listy, zna pytania przygotowane dla poszczególnych obszarów. Dzięki temu pełnomocnik może ocenić, czy audyty skupiają się na obszarach i problemach wyznaczonych przez niego.
  • zapewnia zbieranie dowodów audytowych Dobrze przygotowana lista posiada miejsce na notatki i komentarze. Jest to miejsce na zbieranie dowodów audytowych. Pamiętaj jednak, żeby nie ograniczać się do zapisków typu “TAK” “NIE”. To nie będzie dowód. Należy tutaj zapisywać fakty, konkretne rzeczy, obserwacje, precyzyjne przedstawienie sytuacji.
  • pomaga dopilnować zakresu audytu Podążając podczas audytu za pytaniami przygotowanymi na liście, nie zgubisz, żadnego z tematów, który podczas audytu chciałeś uwzględnić.
  • jest dowodem na przeprowadzenie audyty Jeśli Twoja lista pytań audytowych “żyje”, korzystasz z niej, robiąc notatki, zapisując spostrzeżenie, to lista taka może być doskonałym dowodem, z audytu.
  • pomaga planować kolejne audyty Na wypełnionej liście jak na dłoni widać problemy zauważone podczas audytu. Może to być podstawą do planowania kolejnych audytów.

Lista pytań uniwersalnych, czy dedykowanych?

Dedykowana lista pytań powinna być przygotowywana (oczywiście o ile decydujesz się jej użyć) indywidualnie przez każdego audytora, specjalnie dla danego obszaru i  danego audytu. Jeśli audytujesz wybraną komórkę lub dział w firmie, uniwersalna lista nie specjalnie Ci się przyda podczas samego audytu. Tam przydadzą Ci się pytania specyficzne, dostosowane do działań w tym obszarze. Te specyficzne pytania natomiast możesz ułożyć podpierając się listą uniwersalną i dokumentacją systemową. Przyk. Masz audytować dział produkcji. Jeśli rozmawaiać będziesz z Panem Kazkiem, który obsługuje prasę, to raczej nie zapytasz go “Jak Pan  zapewnia, iż wyrób niezgod wymaganiami został zidentyfikowany i nadzorowany tak, aby zapobiec jego niezamierzonemu użyciu lub dostawie?” Możesz natomiast na podstawie w ten sposób sformułowanego problemu opracować własne, bardziej adekwatne pytania np. ” Co pan robi z detalem jeśli jest nieprawidłowy?” “Jak rozpoznaje Pan nieprawidłowe detale?” Lista uniwersalna może wspomóc proces projektowania list dedykowanych. Może być pomocna podczas audytu całego systemu (choć warto ją również przerobić i dostosować). Może być także przyjacielem Pełnomocnika i pomóc mu zebrać informacje z dedykowanym list pytań audytowych.

14 komentarzy

  1. mustad

    Z wadami sie nie zgadzam, a z zaletami owszem. Zawsze stosuje liste pytan co do dokumentów i doskonalenia. Ci co nie stosuje listy póxniej nie wiedza jak przebiegał audit.

    • Lukasz

      Nie zgadzam się z zarzutem. Wszystko zależy od rzetelności raportu z audytu, rzeczywiści jeżeli nasz raport wygląda tylko w ten sposób, że dokumentujemy niezgodności i obserwację a nic więcej, to możemy nie wiedzieć z takiego raportu jak przebiegał audyt. Natomiast jeżeli raport jest rzetelny i zawiera udokumentowane zgodności, niezgodności i obserwacje to powinien dokładnie odzwierciedlać przebieg audytu.

  2. Z mojego wieloletniego doświadczenia auditora zewnętrznego wynika,ze lista pytań wygląda w ten sposób,ze jest to dokładna tresc wymagania normy ze znakiem zapytania.Poza tym tresc takich list się nie zmienia, od lat auditorzy wew korzystają z gotowców- szablonów , nie wykazując chęci ich aktualizacji itp, totalne niezrozumienie tematu.
    Na formularzu obok pytan zaznacza się” ptaszkiem” odpowiedź Tak lub Nie,a gdzie konkretne dowody auditowe, taki ” audit wew” to mozna byłoby przeprowadzić nie ruszając się od biurka np przez telefon.
    Lista powinna być pomocą, zwłaszcza dla poczatkujących auditorów wew, zaawansowani raczej z list nie korzystają.Poza tym opracowując pytania trzeba nad nimi pomyślec a nie tylko postawic znak:”? “W praktyce większość pytań stawia się w oparciu o uzyskaną odpowiedź, nie nalezy sztywno trzymać sie listy i unikać zadawania pytań spoza niej.

    • Michał

      Dziękuję za odpowiedz na mojego maila. Teraz jestem w punkcie III. A mianowicie :

      ROZDZIAŁ III……………………………………………………………………

      3.1 Wdrożenie systemu zarządzania jakością w ROLMET S.C……………..

      3.2 Podejście procesowe w ROLMET S.C………………

      3.3 Analiza SZJ W ROLMET S.C ………………..

      3.3.1 Odpowiedzialność kierownictwa

      3.3.2 Zarządzanie zasobami

      3.3.3 Realizacja wyrobu

      3.3.4 Pomiar i analiza oraz dokumentacja SZJ

      3.4 Ocena oraz wnioski SZJ w ROLMET S.C

      Powiem szczerze, że nie mam pojęcia jak się za to zabrać, co muszę zrobić. Ja ten punkt zrozumiałem tak, że teraz muszę stworzyć listę pytań kontrolnych przed wprowadzeniem w mojej firmie ISO, a następnie z pytań wyjdzie mi co mam zrobić jeszcze a co jest już zrobione. Tylko, żę ja nie mam pojęcia jak to ma wyglądać. Mam normę i co dalej ? jak formułować pytania, jak to ma wyglądać tego niewiem i zaczynam panikować bo mam czas do czerwca. Chodzi mi tylko o nakierowanie, jakieś wskazówki cokolwiek. Bardzo proszę o pomoc.

      Pozdrawiam Michał Korcik

      • Rafał Tochman

        A z czego konkretnie wynika, że masz tworzyć jakieś pytania?

  3. Pani Frau

    Apokalypsa

  4. To co opisuje Joanna jako praca z listą, to zwykłe lenistwo auditorów + brak wyobraźni. 🙂 Pamiętam, że jako auditor wewnętrzny wraz z moimi współpracownikami, zawsze siadaliśmy wcześniej na “godzinę” i czytając procedury obowiązujące w obszarach, które auditowaliśmy oraz protokoły z opisanymi niezgodnościami z poprzednich auditów układaliśmy listę pytań. Oczywiście na formularzu była rubryka przygotowana na odpowiedź Tak/Nie oraz krótką uwagę i odnotowanie zebranych dowodów. Było też miejsce na zapis, który punkt normy jest spełniony.
    Lista pytań kontrolnych jest w mojej ocenie doskonałym narzędziem do zanalizowania stanu systemu zarządzania jakością przed przygotowaniem go do certyfikowania. Oczywiście należy tym narzędziem posługiwać się ostrożnie i z wyczuciem w celu uzyskania obiektywnej oceny organizacji.

  5. Alina

    Witam !
    osobiście stosuję listy pytań, ale jedynie jako ściągawkę, pomoc przed lub w trakcie auditu.. jak przedmówca Darek – wcześniej z kolegami ustalamy jakie pytania/kwestie należy zadać/poruszyć i najczęściej dzielimy się nimi, tak aby audit nie rozwlekał się w nieskończoność.. – co przy braku, lub zbyt rozbudowanych listach kontrolnych często ma miejsce. Najczęściej w trakcie “obchodów” zerkam do listy, ale osobiście staram się odnosić pytania do zaistniałej sytuacji/miejsca/osób.
    Przyznam, że przy podsumowaniu auditu lista jest wygodnym narzędziem do prześledzenia całego auditu i wyciągania wniosków, ale nie może ona usypiać czujności auditora, który po “odfajkowaniu ptaszków” uważa, że zakończył już pracę. Także zgodzę się w dużej części z moimi przedmówcami.

  6. Rafał Tochman

    @mustad – wady, to tak naprawdę wady audytora (pełnomocnika, który go wyznaczył, bez odpowiedniego przygotowania), a nie samej listy ;).
    A cuda potrafią się dziać z listami w łapach miernego audytora.

  7. stenia

    nie stosuję listy pytań i nie wyobrażam sobie takiej formy w audytowaniu produkcji, .  ja sprawdzam realizację losowo wybranych zamówień ze zwróceniem uwagi na wymagania wynikające z kryteriów (do każdego audytowanego obszaru przygotowuję taki zakres i moja uwaga skupia się na tym, aby nie pominąć żadnego punktu),  zazwyczaj trzeba odnosić się do zaistniałej sytuacji, wygląda to tak
    wybieram zamówienie na produkcję x:
    1.zlecenie na produkcję-czy zawiera wystarczajace informacje aby spełnić wymagania klienta
    2 jaka scieżka technologiczna do zrealizowania x
    3 sledze cały proces wytypowaną ścieżką ze zwróceniem uwagi na (czy zgodna z procesem technologicznym):
    -kontrolę międzyoperacyjną (co jest wykazane w harmonogramie i czy wszystko jest sprawdzane), zwolnienie wyrobu
    -monitorowanie parametrów procesu (zapisy ze zrealizowanego zamówienia i sprawdzam to co jest w bieżącej produkcji, aby ocenić czy zapisuje się rzeczywiste parametry procesu (wskzania miernków) czy wymagane (wyszczególnione w dokumentacji technologicznej)
    -czy wskaźniki/mierniki parametrów procesu są sprawdzane
    -od razu zwaracam również uwagę na identyfikację i zabezpieczenie wyrobu
    -tu również kłania sie nadzór nad infrastrukturą ( maszyny wykorzystane w realizacji zamówienia-zapisy potwierdzające sprawność)
    -zwrócenie uwagi na instrukcje stanowiskowe, kompetencje pracowników, itp
    -stosowane środki, karty charakterystyki, itp
    tak jak wspomniałam, pytania nasuwają sie same do zaistniałej sytuacji
    Moim zdaniem jest to najlepsza forma, doszłam do takiego wniosku metodą prób i błędów, praktyka pokazała, że taka forma oddaje cały obraz procesu, może jestem w błędzie
    pozdrawiam

  8. Audytor wewnętrzny

    audyt czy audit?
    kiedyś były tzw. rossmówki z life motif "interwie -interwju, wywiad-wywiód" …

  9. Rafał Tochman

    @Audytor wewnętrzny – oto jest pytanie ;). Żeby nie zmieniać tutaj tematu proponuję:

    http://www.jakosc.biz/jakosc-ogolnie/ciekawostki/audyt-czy-audit.html

    http://www.jakosc.tv/audit-czy-audyt-opinia-eksperta/

  10. AUDITORKA

    Norma ISO, ISO/TS która obowiązuje mnie podczas auditowania definiuje podjęcie AUDIT nie AUDYT więc posługuję się pojęciami zdefiniowanymi w w/w normie

  11. Rafał Tochman

    Gdyby w normach ISO nakazano mi pisać własne imię z małej litery, to chyba nie pójdę na taki układ 😉

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
Tak się wybiera wdrożeniowca ISO 9001

Dziś na mojej skrzynce mailowej wylądowała wiadomość od firmy, której nazwy przez grzeczność nie wspomnę. Firma ta poszukuje oferty na...

Zamknij