Nadzór nad dokumentacją – o co w tym chodzi?
W tym wpisie kontynuuję temat dokumentacji ISO 9001. Dziś weźmiemy “na tapetę” nadzór nad dokumentacją.
Nadzorowanie dokumentacji jest ważnym elementem ISO 9001.
Nieraz usłyszysz, że to stek bzdur, biurokracja, nadawani numerków i mnożenie papierów. Ci, którzy tak mówią, nie zrozumieli idei. Nie pojęli, że to nie tylko nadawanie numerków dokumentom.
Cel nadzoru nad dokumentacją można ująć tak:
“Zapewnienie, że właściwe osoby, na właściwym miejscu, będą miały dostęp do aktualnej wersji dokumentu”
Przez większość firm przewija się bardzo wiele dokumentów. Są to nie tylko procedury i instrukcje ISO 9001, ale również tworzone zapisy, dane wprowadzane do systemu komputerowego (np. faktury, czy raporty), harmonogram szkoleń, z którego dowiadujemy się, kiedy przypada nasza kolej np. na szkolenie BHP.
W wypadku dokumentów należy zapewnić:
- dostępność dla właściwych osób (bo po co pani w sekretariacie instrukcja obsługi maszyny);
- dostępność we właściwym miejscu (bo jak mamy korzystać z procedury zamkniętej w szafie u Pełnomocnika Jakości);
- dostępność aktualnej wersji dokumentu (nieaktualna może narobić więcej kłopotu niż pożytku);
W normie ISO 9001 i ISO 9004 znajdują się wskazówki, które pomogą Ci nadzorować dokumentację.
Zdaniem czytelników