Nadzór nad dokumentacją – o co w tym chodzi?

W tym wpisie kontynuuję temat dokumentacji ISO 9001. Dziś weźmiemy “na tapetę” nadzór nad dokumentacją.

Nadzorowanie dokumentacji jest ważnym elementem ISO 9001.
Nieraz usłyszysz, że to stek bzdur, biurokracja, nadawani numerków i mnożenie papierów. Ci, którzy tak mówią, nie zrozumieli idei. Nie pojęli, że to nie tylko nadawanie numerków dokumentom.

Cel nadzoru nad dokumentacją można ująć tak:

“Zapewnienie, że właściwe osoby, na właściwym miejscu, będą miały dostęp do aktualnej wersji dokumentu”

Przez większość firm przewija się bardzo wiele dokumentów. Są to nie tylko procedury i instrukcje ISO 9001, ale również tworzone zapisy, dane wprowadzane do systemu komputerowego (np. faktury, czy raporty), harmonogram szkoleń, z którego dowiadujemy się, kiedy przypada nasza kolej np. na szkolenie BHP.

W wypadku dokumentów należy zapewnić:

  • dostępność dla właściwych osób  (bo po co pani w sekretariacie instrukcja obsługi maszyny);
  • dostępność we właściwym miejscu (bo jak mamy korzystać z procedury zamkniętej w szafie u Pełnomocnika Jakości);
  • dostępność aktualnej wersji dokumentu (nieaktualna może narobić więcej kłopotu niż pożytku);

W normie ISO 9001 i ISO 9004 znajdują się wskazówki, które pomogą Ci nadzorować dokumentację.

Leave a Reply

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
Kto odpowiada za nadzór nad dokumentacją?

Na zadane w tytule pytanie najczęstsza odpowiedź to "Pełnomocnik". Niestety, taka jest tendencja, że wszystko spada na głowę Pełnomocnika. Tymczasem...

Zamknij