Nadzór nad formularzami – czy ISO 9001 tego wymaga?

Formularze są częścią dokumentacji systemowej. Ponieważ norma ISO 9001 wymaga nadzoru nad dokumentacją, obowiązkowy jest również nadzór nad formularzami. Musisz zapewnić nadzór nad poszczególnymi formularzami w odpowiednim stopniu. Mówiąc prościej: oceń jaki wpływ na Twoje usługi (i działanie firmy) mają dane wpisywane w wybranym formularzu. Jak dobrać do niego poziom nadzoru nad dokumentem?

Dlaczego nadzór nad formularzami jest taki ważny?

Czysty formularz jest  instrukcją, która pokazuje Ci jakie dane musisz zebrać. Po uzupełnieniu staje się zapisem jakości.
W momencie kiedy na danym stanowisku, pojawi się nieaktualny formularz, jest to początek kłopotów.
Pracownik wypełniając go, zbiera niekompletne lub nieaktualne dane. Może to w przyszłości wyrządzić wiele szkód.

Dlatego budując (lub doskonaląc) system zarządzania jakością ISO 9001 pamiętaj, aby ustalić zasady:
– wypełniania (kto?, jak?, kiedy?) np. Mistrz zmianowy przed rozpoczęciem serii produkcyjnej powinien zapisać na formularzu F 21 wyniki pomiarów partii próbnej produktu.
– przechowywania / archiwizowania (kto?, gdzie?, jak długo?) np. Wzór formularza F 21 znajduje się u Mistrza zmianowego w odpowiednim segregatorze “Wzory formularzy – produkcja”. Po wprowadzeniu nowego wzoru formularza, nieaktualny zostaje oznakowany, jako wersja archiwalna z wpisaną datą wycofania i jest przechowywany przez X lata.
– niszczenie / utylizacja – to również bardzo ważny aspekt. Należy określić, kto jest odpowiedzialny za “usunięcie” nieaktualnego formularza. należy też określić jak to zrobić. Część formularzy możemy po prostu oddać do recyclingu (dbaj o środowisko :)). W przypadku niektórych konieczne będzie zniszczenie. Nawet pusty formularz może zawierać informacje, które nie powinny dostać się poza firmę.

A jak wygląda nadzór nad formularzami i resztą dokumentacji w Twojej firmie?

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Share This
Przeczytaj poprzedni wpis:
CSR z archiwum

W październiku 2011 miałem przyjemność gościć na branżowej imprezie w Wiśle. Pojawił się tam między innymi temat CSR, czyli społeczna...

Zamknij