Schemat blokowy w procedurze – konieczność czy wygoda?
Do tego krótkiego wpisu zmobilizowało mnie mailowe pytanie Doroty. Brzmiało ono następująco: “W mojej firmie wdrażamy właśnie ISO 9001. Jestem kierownikiem w dziale logistyki i na mnie spadł obowiązek stworzenia procedury. Dostałam wytyczne od pełnomocnika, żeby napisać co się u nas dziele >krok po kroku<. Opisałam więc to, a po oddaniu do pełnomocnika, okazało się, że >ISO wymaga, żeby w procedurze był schemat blokowy<. Ja ekspertem od ISO nie jestem, ale takiego wymagania nie znalazłam. Jak to jest? Musi być ten schemat blokowy w procedurze iso?” Zatem odpowiadam.
Nie znaczy to wcale, że nie musi go być – pełnomocnik mógł po prostu wybrać zły powód ;).
Być może wyznaczyliście w firmie jakiś konkretny sposób tworzenia dokumentacji (szablon, którego wszyscy powinni się trzymać), a w nim zawarte jest wymaganie dodania schematu do procedury?Dokumentacja ISO 9001. Pobierz!
Jeśli narzucacie sobie tego typu wymagania, warto je umieścić w procedurze nadzoru nad dokumentami. Inna sprawą jest to, że procedury ze schematem blokowym bywają bardziej czytelne niż te, które zawierają tylko tekst. Zaprezentowanie przebiegu procesu w sposób graficzny pozwoli go lepiej przyswoić, szczególnie w wypadku, gdy opis jest długi, a proces skomplikowany.
4 komentarze
Leave a Reply
Sonda
Loading ...
Przychylam się do opinii pana Rafała, Dokumentacja jest tworzona przez ludzi powinna być stworzona dla ludzi, co rozumiem jako stworzona w sposób pozwalający z nią pracować. Jeśli opisywany proces jest bardzo obszerny ujecie go w formie schematu blokowego pozwoli na uzyskanie jego lepszej przejrzystości. Jeszcze tylko pozostaje sprawa upewnienia się czy osoby korzystające z takiej dokumentacji będą ja “rozumiały” bo z tym rożnie bywa.
Zgadzam się z przedmówcą, PD w formie schematu są po prostu czytelne. Na schematach trzeba umieścić informacje istotne dla procesu, bez zbędnego rozdrabniania się i wchodzenia w szczegóły. Aby upewnić się czy odbiorcy PD będą je w pełni rozumieć należy przeprowadzić opiniowanie w firmie przed wdrożeniem, aby wszelkie wątpliwości zostały wyjaśnione.
Z mojego doświadczenia wynika, że firmy, których procesy są proste i tradycyjnie pisana procedura byłaby krótka – wolą schematy i jest to wówczas jak najbardziej zasadne. Jednak w przypadku gdy procedura postępowania “wejściu” jest skomplikowana i różnorodna (branża budowlana – procedura np. “sprzedaż” z odgałęzieniami na przetargi publiczne, z wolnej ręki i inne) wówczas schematy blokowe są tak rozbudowane, że czasami trzeba mieć specjalne programy czy niezłych specjalistów aby to próbować ująć w czytelny sposób. Wtedy stare, sprawdzone procedury są najlepsze.
Dziękuję za komentarz.
Zgadzam się. Co do zasady powinno się tworzyć procedury w taki sposób, aby były użyteczna. Nie ma uniwersalnych metod i czasem schemat blokowy się po prostu nie sprawdzi.