Kto odpowiada za nadzór nad dokumentacją?
Na zadane w tytule pytanie najczęstsza odpowiedź to “Pełnomocnik”.
Niestety, taka jest tendencja, że wszystko spada na głowę Pełnomocnika. Tymczasem za nadzór nad dokumentacją odpowiedzialny jest KAŻDY PRACOWNIK.
Bez względu, czy dana osoba pracuje na linii produkcyjnej, w biurze, portierni, czy może zarządza firmą – odpowiada za nadzór nad dokumentacją.
Dlatego niezwykle ważne jest, aby KAŻDY PRACOWNIK znał (i co ważniejsze rozumiał) zasady i sens nadzoru nad dokumentami.
Wyobraź sobie, że zrobisz kserokopię lub wydrukujesz jakiś dokument z intranetu. Jego autor (czy osoba odpowiedzialna) nie będzie wiedział, że po firmie krąży dodatkowa kopia. No chyba, że oprogramowanie do zarządzania dokumentacją to kontroluje.
Jeśli jednak zrobisz kopię, bez wiedzy osoby odpowiedzialnej za dokument, może oznaczać to kłopoty. W momencie, kiedy dokument jest zmieniany, Twojej kopii nie można wycofać – nikt o niej nie wie.
I co wtedy?
Pracujesz według z nieaktualną dokumentacją, bo zignorowałeś zasady nadzoru nad dokumentami.
8 komentarzy
Leave a Reply
Sonda
Loading ...
zgadza się, tak powinno być, każdy pracownik powinien mieć świadomość nadzoru nad dokumentacją systemową
ISO – w większych firmach zazwyczaj jest osoba odpowiedzialna za ISO
@Anonim: wszyscy pracownicy są w pewnym stopniu odpowiedzialni za system
Jednym z rozwiązań wielu firm jest, że po wydrukowaniu dokumentu kopia nie jest nadzorowana. Dany dokument jest ważny tylko w momencie wydruku. Używając go w późniejszym terminie pracownik ma obowiązek dokonać weryfikacji, czy dokument z którego che skorzystać (instrukcja, procedura, itp) są w danym momencie użytkowania aktualne w celu np. zapobieżenia zużycia papieru (kwestia ekologii:))
@Beata: opisany sposób postępowania jest właśnie sposobem nadzoru. Czy spełniającym wymagania normy? To oceni auditor w danej organizacji.
za nadzór odpowiadaja wyznaczone osoby; dokumenty systemowe – osoba od iso; normy – osoba np. z kontroli jakości; akty prawne – osoba wyznaczona lub przedstawiciel danej komórki w organizacji; w żadnej firmie, w której byłem na audicie nie widziałem prawidłowego nadzorowania aktualności aktów prawnych 🙂 pozdrawiam
I was seioursly at DefCon 5 until I saw this post.
@Tomek:
Z tymi aktami prawnymi to rzeczywiście kiepska sprawa. Śledzenie zmian legislacyjnych może wymagać sporo wysiłku. Znam jednak przykłady doskonałego nadzoru – zlecany był na zewnątrz 😉